Mittelstandsfreundliche Vergabeverfahren

Bei uns in der Kreativbranche (Kommunikation, Broschüren, Websites) ist es noch fataler, weil die geforderte Leistung oft sehr schwer zu definieren und zu vergleichen ist. Da geht es eben nicht um 200 m Asphaltierung, sondern z.B. um ein Kommunikationskonzept für ein Ministeriumsprojekt. Ein Kommunikationskonzept erfordert aber eben einfach eine gewisse Zeit der Auseinandersetzung und Entwicklung, ein solches Projekt kann man mit extrem unterschiedlicher Intensität angehen.
Wenn dann der billigste Anbieter den Zuschlag bekommt, ist es ganz klar, dass da die Qualität leiden muss (selbst wenn unter vorausgewählten, qualitativ vergleichbaren Agenturen ausgeschrieben wird), weil man ein niedriges Angebot ja auch wirtschaftlich sinnvoll umsetzen muss, das heißt es werden so wenig Arbeitsstunden wie möglich verbraucht.
Zudem ist der wirtschaftliche Schaden, der zu Lasten der mitanbietenden Agenturen, die ja auch teilweise in Vorleistung gehen, immens. Ich habe es erlebt, dass ein kleineres Projekt (Gesamtbudget ca. 2.500 Euro) unter 9 Agenturen ausgeschrieben wurde, von denen gleichzeitig jeweils 3 Vorentwürfe gefordert wurden. Abgesehen davon, dass ich es für unseriös halte, eine Ausschreibung und einen Wettbewerb gleichzeitig durchzuführen, stelle man sich vor, dass 8 Agenturen ca. 50% des Budgets als Vorleistung erbringen und dann leer ausgehen – das sind 10.000 Euro wirtschaftlicher Schaden gegenüber 2.500 Euro Projektbudget. Das ist zugegebenermaßen ein extremes Beispiel, aber es zeigt deutlich die grundsätzliche Problematik.
Das kann nicht im Interesse der Stadt/Landesregierung sein, auch nicht im Interesse der Wirtschaftsförderung, die sich ja sehr um die Kreativregion Stuttgart bemüht.

Man sollte also die Vergabeverfahren neu entwickeln. Nachhaltig betrachtet lassen sich erhebliche Einsparungen erzielen – bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität und besserer wirtschaftlicher Entwicklung der Kreativbranche.

Vorschläge zu anderem Vorgehen bei Vergaben (unvollständig – das muss noch entwickelt werden):

- es werden vom Ausschreibenden angemessene Budgets für ein Projekt festgelegt, Agenturen bewerben sich mit der Leistung, die sie dafür erbringen wollen.

- Gesetzliches Verbot für Ausschreibungen, die gleichzeitig als Wettbewerb missbraucht werden. Wonach soll denn da entschieden werden? Wie groß sind die Entscheidungsspielräume? Das ist extrem undurchsichtig. Entweder Ausschreibung, dann geht's nach dem Preis, oder Wettbewerb, dann geht's nach Qualität. Aber nicht beides zugleich.

- Wenn ausgeschrieben wird: Veröffentlichungspflicht des Ausschreibenden. Alle Bieter sollen sehen können, welche Kollegen welche Zahlen geboten haben. Das könnte die Lobby stärken und schwarze Schafe oder Notanbieter in die Diskussion zwingen, unsere Branche würde sich zu ihrem eigenen Vorteil selbst regulieren und das Ausschreibungsergebnis ist transparent und nachvollziehbar.

- Es sollte keine generelle Ausschreibungspflicht bestehen. In vielen Fällen ist es auch ökonomisch sinnvoller, mit einem bewährten Partner längerfristige oder wiederkehrende Projekte auch längerfristig zu betreuen, auch wenn er in Bezug auf eine einzelne Leistung teurer ist als ein anderer Anbieter es wäre. Denn z. B. bei jährlich wiederkehrenden Publikationen reduziert sich das Risiko des Qualitätsverlustes durch die bereits bestehende Kooperationserfahrung und Routine. Außerdem entfällt der Aufwand auf Seite des Auftraggebers für die jährliche Ausschreibung. Eine jeweils neue Agentur müsste sich erst in das Thema einarbeiten, kann nicht auf bereits erstellte Grundlagen zurückgreifen etc. – der Aufwand wäre somit von Jahr zu Jahr höher, das Qualitätsrisiko jedes Jahr wieder Thema. Umgekehrt kann eine Agentur natürlich deutlich günstiger anbieten, wenn sie von vornherein für einen längeren Projektzeitraum angefragt wird.

Wichtig ist vor allem, weitsichtig zu agieren und auch versteckte Kosten als Einsparmöglichkeit zu erkennen.
Sinngemäß ist vieles davon auf andere Branchen übertragbar.