Eine Umstellung der Behördenkommunikation auf komplett digitale Verfahren würde Zeit, Papier und dadurch auch Geld sparen, die Kommunikation mit den Behörden und die Behördenkommunikation untereinander erleichtern und somit letzten Endes die Abläufe beschleunigen, die Behörden und somit auch die Stadt also effizienter machen.
Am Beispiel eines Bauantrages, welcher in mehrfacher Fertigung in ausgedruckter Form eingereicht werden muss, lässt sich gut erkennen, wie viel Potential ein Umstieg böte:
In einem Online-Portal der Stadt könnten die benötigten Formulare ausgefüllt werden. Im Zuge dessen würde ein Aktenzeichen generiert, welches den Vorgang fortan zur digitalen wie analogen Kommunikation identifiziert. Planunterlagen und sonstige weitere Dokumente könnten dem Antragssatz in Digitaler Form beigefügt werden. Vorab würde definiert, welche Antragsunterlagen zwingend in gedruckter Form vorliegen müssen, diese würden mit dem Aktenzeichen versehen eingeschickt oder bei der Behörde abgegeben.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Zwischenbehördliche Kommunikation wird erleichtert und beschleunigt, da immer an einem zentral abgelegten Dokumentensatz gearbeitet wird. Etwaige Änderungen durch den Antragsteller können in den meisten Fällen im digitalen Verfahren, d.h. aus dem Büro oder von zu Hause, erledigt werden. Das nachträgliche Digitalisieren durch Mitarbeiter der entsprechenden Behörden entfällt. Unmengen von Papier können eingespart werden. Das Verkehrsaufkommen in der Stadt wird gesenkt.
Angewendet werden könnte dieses Verfahren auf weite Teile des Behördenapparates, insbesondere im Bereich der Kommunikation mit dem Bürger. Datenschutzrechtliche Bedenken können technisch, nicht zuletzt durch den Einsatz digitaler Signaturen wie beim neuen Personalausweis, ausgeräumt werden.
Eigentlich geht es doch schon ganz gut, z.B. mit dem Verfahren zum Bürgerhaushalt hier, dieses müsste nur Flächendeckend auf andere Bereiche ausgeweitet werden.
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